Procédure des contrôles

La réalisation d'un contrôle

La phase de préparation

La phase de préparation représente deux étapes principales. La première étape consiste à élaborer le cahier des charges en définissant notamment les objectifs du contrôle, son champ et le référentiel de ce contrôle. La seconde étape vise à préparer les entretiens en élaborant le plan de contrôle après un premier contact avec le correspondant de l’entité contrôlée. Elle donne lieu également à la revue documentaire.

La réalisation des entretiens

La réalisation des entretiens sur site constitue la seconde phase du contrôle. Elle démarre par une réunion d’ouverture. À la fin de chaque journée ou demi-journée, un point d’étape est tenu entre les inspecteurs de l’EPSF et les représentants de l’entité pour s’assurer du partage des constats réalisés,  lister d’éventuels besoins de preuves complémentaires et faire le point sur la suite du contrôle.

L'élaboration du rapport

La phase d’élaboration du rapport se déroule en cinq étapes :

• la rédaction d’un projet de rapport ;
• la réunion de fin des entretiens au cours de laquelle a lieu la présentation du projet de rapport ainsi que l’examen des mesures conservatoires le cas échéant ;
• l’envoi du rapport de constat à l’issue de cette réunion en laissant 15 jours à l’entreprise pour formuler ces commentaires sur le rapport et ses propositions d’actions correctives ;
• la réunion de clôture du contrôle ayant pour objectif de présenter les résultats du contrôle, de valider le rapport et les actions correctives répondant aux écarts constatés ;
• l’envoi du rapport de contrôle.

Le suivi et le bouclage des écarts

La quatrième et dernière phase concerne le suivi et le bouclage du contrôle visant à s’assurer de la mise en œuvre des mesures conservatoires et actions correctives.