Procédure des contrôles

La réalisation d'un contrôle

La phase de préparation

La phase de préparation représente deux étapes principales. La première étape consiste à élaborer le cahier des charges en définissant notamment les objectifs du contrôle, son champ et le référentiel de ce contrôle. La seconde étape vise à préparer les entretiens en élaborant le plan de contrôle après un premier contact avec le correspondant de l’entité contrôlée. Elle donne lieu également à la revue documentaire.

La réalisation des entretiens

La réalisation des entretiens sur site constitue la seconde phase du contrôle. Elle démarre par une réunion d’ouverture. À la fin de chaque journée ou demi-journée, un point d’étape est tenu entre les inspecteurs de l’EPSF et les représentants de l’entité pour s’assurer du partage des constats réalisés,  lister d’éventuels besoins de preuves complémentaires et faire le point sur la suite du contrôle.

L'élaboration du rapport

La phase d’élaboration du rapport se déroule en cinq étapes :

• la rédaction d’un projet de rapport ;
• la réunion de fin des entretiens au cours de laquelle a lieu la présentation du projet de rapport ainsi que l’examen des mesures conservatoires le cas échéant ;
• l’envoi du rapport de constat à l’issue de cette réunion en laissant 15 jours à l’entreprise pour formuler ces commentaires sur le rapport et ses propositions d’actions correctives ;
• la réunion de clôture du contrôle ayant pour objectif de présenter les résultats du contrôle, de valider le rapport et les actions correctives répondant aux écarts constatés ;
• l’envoi du rapport de contrôle.

Le suivi et le bouclage des écarts

La quatrième et dernière phase concerne le suivi et le bouclage du contrôle visant à s’assurer de la mise en œuvre des mesures conservatoires et actions correctives.

Les critères décisionnels

La procédure des contrôles définit le système de cotation des écarts notifiés en fonction de la typologie des manquements constatés et en décrivant l’organisation mise en œuvre pour évaluer le niveau de chacun des constats effectués par les inspecteurs de l’EPSF.

Destinés à l’ensemble des exploitants ferroviaires, les « critères décisionnels » complètent utilement cette procédure en listant un certain nombre de constats conduisant a minima et de facto à la notification d’un écart majeur lors d’un contrôle effectué par l’EPSF.

Sans pour autant qu’ils aient vocation à être exhaustifs, la mise à disposition de ces catalogues de constats, classés par thématiques, vise notamment à permettre aux exploitants ferroviaires de s’assurer que leur système de gestion de la sécurité (SGS) respecte a minima les différentes exigences essentielles qui y sont listées.

L’objectif global de cette démarche est ainsi triple :

• Mettre à disposition des exploitants des moyens favorisant la réalisation d’auto-contrôles robustes de leur SGS ;
• Homogénéiser autant que possible la cotation des écarts lors des contrôles réalisés par l’EPSF, par le dispositif de contrôle interne d’un exploitant ou par toute autre entité externe en charge de réaliser des contrôles de SGS ;
• Offrir de la transparence auprès des audités concernant les manquements constatés conduisant à la notification d’un écart.

Ces catalogues ont été construits en s’appuyant sur le retour d’expérience de plus de 3 000 contrôles réalisés par l’EPSF depuis sa création et suite aux nombreuses réunions de concertation organisées avec le secteur en amont de leur publication.

Ces critères décisionnels seront enrichis dans le temps de manière continue et mis à jour périodiquement sur le site Internet de l’EPSF en fonction du nouveau retour d’expérience qui pourra être fait grâce aux contrôles de l’EPSF et à ceux des exploitants ferroviaires.